CLICK HERE FOR FREE BLOGGER TEMPLATES, LINK BUTTONS AND MORE! »

Friday, January 14, 2011

| NoTa PpO ( BaB pErAnCAngAN ) |

BAB PERANCANGAN
PENGENALAN PERANCANGAN

Definisi perancangan :
  Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
  “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang.”

JENIS-JENIS PERANCANGAN :
  1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)
  2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)
  3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

  Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi.
  Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat jangka panjang organisasi.
  Tempoh masa melebihi tiga tahun.
  Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
  Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan.
  Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

  Perancangan yang direkabentuk bagi  melaksanakan perancangan strategik.
  Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan.
  Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satu hingga tiga tahun.
  Meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan jualan, perancangan sumber manusia dll.

3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

  Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus peringkat bawahan.
  Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.
  Penekanan pada tugas-tugas rutin.
  Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.
  Berkaitan aktiviti pengeluaran.



KEPENTINGAN PERANCANGAN

 1.Menyediakan Hala Tuju Organisasi
>—  Dengan adanya perancangan, hala tuju syarikat dapat ditentukan. Pengurus dapat menentukan matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat.
—>  Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan lebih efektif dan efisien.
  Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi.
—> Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

  2. Tanda aras untuk mencapai objektif
—>  Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang hendak dicapai.
   Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi.

       3.  Bertindak kepada persekitaran yang dinamik
  Dengan melakukan perancangan, pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan
  Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera - memastikan operasi organisasi berjalan lancar – menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko.



     4.  Sebagai Alat Kawalan Pengurus
  Dengan perancangan satu sistem kawalan dapat diwujudkan.
  Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras dengan perancangan.
  Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.



Visi

n  Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah organisasi.
n  Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.
n  Ciri-Ciri Visi:
Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)
Realistik dan menimbulkan semangat
Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila


Misi

  Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.
  Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan dan falsafah pengurusan.
  Membentuk identiti dan imej organisasi.
  Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama – dapat memfokus usaha.
  Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.



Objektif 

  Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk daripada misi.
  Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus  berbanding misi organisasi – dimensi masa lebih jelas.
  Setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-masing selari dengan misi organisasi.
  Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa. ’’’SMART”’


1.     Spesifik

  Objektif yang ditetapkan mestilah khusus dan jelas.
  Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat.(prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)
  Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi syarikat
  Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Kedah spesifik kepada melahirkan pelajar cemerlang.


       2. Boleh Diukur

  Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif .
  Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.
  Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun.
  Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran jualan yang tinggi dalam tempoh satu tahun.


        3. Boleh Dicapai

  Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai.
  Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai.
  Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.
  Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan organisasi.
  Cth: Objektif jabatan pengeluaran perlu mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.


       4. Dikaitkan Dengan Ganjaran

  Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran
  Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
  Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan cuba dicapai dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan.
  Cth: Bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.

       5. Mempunyai Tempoh Masa

  Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu dicapai.
  Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan – membolehkan penilaian dilakukan.
  Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa yang sepatutnya – akan menjejaskan pencapaian organisasi.
   Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun.



      1. Objektif Organisasi

  Objektif keseluruhan firma.
  Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.
  Tergolong dalam perancangan jangka panjang.


    2. Objektif Jabatan

  Objektif sesuatu jabatan.
  Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

     3. Objektif Subunit

  Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.
  Penting untuk menyokong objektif jabatan dan seterusnya objektif organisasi.


     4. Objektif Individu

  Objektif setiap pekerja dalam organisasi.
  Berbentuk peribadi.
  Dibuat berpandukan objektif organisasi, jabatan atau unit untuk kepentingan sendiri.
            Contoh: Kenaikan pangkat, pergerakan gaji, anugerah cemerlang.

1 comment:

  1. saya meminta kebenaran untuk copy, bagi kegunaan assigment

    ReplyDelete